Zwrot dotacji unijnej: kiedy firma musi oddać dofinansowanie?

Podpisanie umowy o dofinansowanie to dopiero początek obowiązków firmy, a ich niedopełnienie może skutkować zwrotem dotacji unijnej — w całości lub w części, czasem wraz z odsetkami. Trzeba więc nie tylko prawidłowo zrealizować i rozliczyć projekt, ale także pamiętać o zobowiązaniach, które pozostają po jego zakończeniu.

Dotyczy to projektów finansowanych m.in. z FENG, programów regionalnych oraz innych programów wdrażanych przez PARP, NCBR czy BGK.

1. Naruszenie trwałości projektu

Obowiązki beneficjenta nie kończą się z zakończeniem realizacji projektu. Przez określony czas po jego zakończeniu firma musi zachować tzw. trwałość projektu, czyli utrzymać efekty projektu i ich przeznaczenie.

Okres trwałości zależy od rodzaju projektu, programu i zapisów umowy o dofinansowanie. W przypadku wielu projektów wynosi 3 lata dla MŚP i 5 lat dla dużych przedsiębiorstw, licząc od 31 grudnia roku, w którym firma otrzymała ostatnią płatność w ramach projektu.

W tym czasie nie można m.in.: 

• sprzedać ani zlikwidować sprzętu lub maszyn zakupionych z dotacji bez zgody instytucji,
• zaprzestać prowadzenia działalności, której dotyczył projekt,
• w istotny sposób zmienić charakteru inwestycji lub sposobu jej wykorzystania.

Naruszenie tych obowiązków może skutkować obowiązkiem zwrotu części lub całości otrzymanego dofinansowania, a w określonych przypadkach również odsetek.

Dlatego jeśli po zakończeniu projektu firma planuje np. sprzedaż dofinansowanego sprzętu, zmianę jego przeznaczenia czy istotną zmianę działalności, warto wcześniej sprawdzić, czy taka zmiana jest dopuszczalna i czy wymaga zgody instytucji.

2. Nieosiągnięcie przewidywanych efektów projektu

Przy składaniu wniosku firma określa, jakie efekty chce osiągnąć dzięki realizacji projektu. Mogą to być na przykład:

• zakup i uruchomienie nowych maszyn,
• utworzenie nowych miejsc pracy,
• wprowadzenie nowego produktu,
• zwiększenie sprzedaży dzięki wdrożonej technologii.

Niektóre z tych efektów powinny pojawić się jeszcze w trakcie realizacji projektu, inne dopiero po jego zakończeniu.

Co się dzieje, jeśli planowanych efektów nie uda się osiągnąć? W niektórych przypadkach może to oznaczać zmniejszenie dofinansowania lub konieczność zwrotu części otrzymanych środków. Nie każda różnica między planem a rzeczywistym wynikiem oznacza jednak automatycznie zwrot dotacji. Duże znaczenie ma to, czego dotyczył dany wskaźnik, jak duże było odchylenie i z czego wynikało.

Dlatego warto na bieżąco sprawdzać, czy projekt zmierza w kierunku założonych wyników. Jeśli pojawia się ryzyko, że któregoś z nich nie uda się osiągnąć, dobrze zareagować odpowiednio wcześnie i skonsultować sytuację z instytucją.

3. Wydanie pieniędzy niezgodnie z projektem

Kolejne ryzyko wiąże się ze sposobem wydatkowania dotacji.

We wniosku i umowie firma określa, co chce zrealizować i na jakie wydatki przeznaczy środki. Zakres projektu jest również ujęty w harmonogramie rzeczowo-finansowym.

W trakcie realizacji projektu mogą pojawić się sytuacje, których nie dało się wcześniej przewidzieć. Firma może np. chcieć kupić inne urządzenie, zmienić zakres inwestycji albo przesunąć środki między poszczególnymi wydatkami.

Nie każda taka zmiana jest problemem. Ważne jest jednak, aby sprawdzić wcześniej, czy i w jaki sposób można ją wprowadzić.

W zależności od rodzaju zmiany wystarczy poinformowanie instytucji, w innych przypadkach potrzebna będzie jej zgoda albo aneks do umowy.

Ryzykowne jest natomiast samodzielne wprowadzanie zmian, a następnie informowanie o nich dopiero przy rozliczeniu projektu.

Jeżeli środki zostaną wykorzystane na cel, który nie został objęty umową, może zostać uznane to za wykorzystanie dofinansowania niezgodnie z przeznaczeniem. W takiej sytuacji firma może zostać zobowiązana do zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami. 

Jak ograniczyć ryzyko zwrotu dotacji?

Nie da się przewidzieć wszystkich problemów, które mogą pojawić się podczas kilkuletniej realizacji projektu. Można jednak znacznie ograniczyć ryzyko, jeśli firma na bieżąco monitoruje swoje obowiązki.

Warto przede wszystkim:

• weryfikować i na bieżąco monitorować realizację wskaźników w trakcie projektu, a nie dopiero przy jego rozliczeniu
• informować instytucję o problemach i ryzyku nieosiągnięcia celów projektu;
• konsultować planowane zmiany przed ich wprowadzeniem;
• pilnować zakresu wydatków określonego w umowie i harmonogramie;
• przechowywać dokumentację projektu przez wymagany okres;
• pamiętać o obowiązkach po zakończeniu projektu, w tym o zachowaniu jego trwałości.

Zwrot dotacji nie zawsze oznacza zwrot całego dofinansowania

Warto pamiętać, że naruszenie zasad projektu nie zawsze oznacza konieczność oddania całej otrzymanej dotacji.

W zależności od sytuacji konsekwencją może być pomniejszenie dofinansowania albo zwrot tylko części środków. W poważniejszych przypadkach instytucja może jednak żądać zwrotu całości wypłaconego wsparcia.

Dlatego przy każdym projekcie warto patrzeć nie tylko na samo rozliczenie wydatków, ale również na obowiązki, które firma ma do spełnienia przez cały okres realizacji projektu i po jego zakończeniu.

Najprostsza zasada? Jeśli w projekcie ma się wydarzyć coś, czego nie przewidziano we wniosku lub umowie, najpierw sprawdź, czy można to zrobić i skonsultuj zmianę z instytucją. Nie czekaj z tym do momentu rozliczenia projektu.

Zasady dotyczące trwałości, wskaźników czy wprowadzania zmian mogą różnić się między programami i naborami. Dlatego w przypadku konkretnego projektu zawsze należy sprawdzić zapisy właściwej umowy o dofinansowanie i dokumentacji konkursowej.

W BLDG towarzyszymy firmom nie tylko na etapie pozyskiwania dofinansowania, ale też w trakcie realizacji projektu i w okresie jego trwałości. Pomagamy zweryfikować zapisy umowy, ocenić ryzyko związane ze wskaźnikami lub planowaną zmianą w harmonogramie oraz przygotować dokumentację przed zgłoszeniem takiej zmiany do instytucji.

Jeśli realizują Państwo projekt dofinansowany z FENG, programu regionalnego lub innego naboru i mają wątpliwości co do zgodności działań z umową, zapraszamy do kontaktu.