Przy realizacji projektów unijnych proces ten nie jest już jednak tak oczywisty. Jeśli zmianę terminu oprzemy na błędnie skonstruowanym zapytaniu ofertowym, instytucja pośrednicząca może nałożyć na nas korektę finansową.
Dlatego bardzo ważne jest doprecyzowanie warunków zmiany umowy już na etapie publikacji zapytania ofertowego. Bez tego nie mamy podstaw prawnych np. do podpisania aneksu wydłużającego termin realizacji zamówienia.
Pułapka siły wyższej
Najczęstszym błędem wielu beneficjentów jest przekonanie, że wystarczy wpisać do zapytania ofertowego i wzoru umowy jedynie ogólny punkt dotyczący siły wyższej, np.: „Dopuszcza się zmianę terminu realizacji w przypadku wystąpienia siły wyższej, której żadna ze stron nie mogła przewidzieć ani jej zapobiec”.
Wydaje im się, że ten zapis w pełni ich zabezpiecza i pozwala na swobodne aneksowanie umów. Są jednak w dużym błędzie.
Należy pamiętać, że siła wyższa to zdarzenie zewnętrzne, absolutnie nieprzewidywalne i niemożliwe do uniknięcia. Zaliczamy do niej wybuch wojny, trzęsienie ziemi, powódź o niespotykanej skali czy nagłe wprowadzenie stanu wyjątkowego. Oczywiście, taki zapis jest istotny i powinien znaleźć się w dokumentacji, ale chroni nas wyłącznie w skrajnych przypadkach.
Opóźnienie statku z Chin, strajk w fabryce podwykonawcy czy zator na granicy to zdecydowanie nie jest siła wyższa. To po prostu ryzyko gospodarcze. Jeśli na tej podstawie podpiszesz aneks, powołując się na siłę wyższą, audytor podczas kontroli może go zakwestionować.
Klasyczny przykład nałożenia korekty finansowej:
- Sytuacja: Beneficjent kupował linię technologiczną. Dostawca spóźnił się o 3 miesiące z powodu braku stali na rynku europejskim. Beneficjent (chcąc być ugodowym) podpisał aneks wydłużający termin. W zapytaniu ofertowym nie było jednak klauzuli o problemach w łańcuchach dostaw.
- Skutek: Audytor nałożył korektę finansową w wysokości 25% wartości całej umowy za bezprawną i istotną zmianę warunków zamówienia.
- Argumentacja instytucji: Gdyby inni oferenci wiedzieli, że na dostawę jest 6 miesięcy, a nie 3, mogliby złożyć tańsze oferty i wygrać postępowanie.
Co mówią przepisy?
Zgodnie z aktualnymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków, w postępowaniach prowadzonych w oparciu o zasadę konkurencyjności obowiązuje zakaz dokonywania istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zmiana ta została z góry przewidziana w zapytaniu ofertowym w postaci jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych.
Jak prawidłowo skonstruować zapisy?
Każdy projekt oceniany jest indywidualnie, a ostateczna interpretacja zawsze należy do instytucji kontrolującej. Niemniej jednak, aby zminimalizować ryzyko nałożenia korekty, w zapytaniu ofertowym (oraz w załączonym wzorze umowy) warto zastosować precyzyjny, otwarty katalog warunków zmiany terminu.
Oto przykład, jak może brzmieć taki zapis:
“Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji umowy, w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od zamawiającego i wykonawcy dotyczących:
- zmiany terminu realizacji projektu;
- wydłużenia okresu realizacji zamówienia, jeżeli strony dojdą do zgodnego wniosku, że jest to konieczne dla osiągnięcia celu zamówienia oraz w przypadku wystąpienia niezależnych okoliczności, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć w chwili podpisania umowy z wykonawcą;
- w przypadku braku dostępności materiałów niezbędnych dla realizacji przedmiotu zamówienia lub wydłużony czas oczekiwania ze względu na sytuację rynkową będącą następstwem np. wystąpienia epidemii lub pandemii i wprowadzonymi w ich efekcie obostrzeniami lub sytuacją gospodarczo-polityczną.”
Powyższe przykłady to oczywiście tylko niektóre z warunków zmiany umowy, które warto uwzględnić. Katalog ten jest obszerny, a każde postępowanie zakupowe wymaga indywidualnego podejścia i oceny ryzyka.
O czym jeszcze musisz pamiętać przed podpisaniem aneksu?
Podczas procedowania aneksu zmieniającego termin realizacji dostawy, należy zwrócić uwagę na trzy kluczowe kwestie:
- Kryteria oceny: Sprawdź, czy termin realizacji zamówienia nie był kryterium punktowanym podczas wyboru wykonawcy. Jeśli wykonawca wygrał przetarg tylko dlatego, że zadeklarował najszybszą dostawę (za co dostał dodatkowe punkty), a potem chce ten termin wydłużyć aneksem – podejmujesz ogromne ryzyko. Audytorzy mogą potraktować to jako manipulację wynikiem postępowania.
- Ramy czasowe projektu: Upewnij się, że nowy, aneksowany termin dostawy nie wykracza poza końcową datę realizacji projektu, zapisaną w umowie o dofinansowanie. Wydatki poniesione po tej dacie mogą zostać uznane za niekwalifikowalne.
- Dokumentacja: Zawsze dokumentuj zaistniałe okoliczności, które wskazują na czynniki niezależne od stron (np. zachowaj oficjalne pismo od zagranicznego producenta komponentów o opóźnieniu na linii produkcyjnej lub listy przewozowe potwierdzające zator).
Jak widać, istnieje wiele czynników, na które należy zwrócić uwagę przy, wydawałoby się, tak prostej czynności, jaką jest podpisanie aneksu do umowy z wykonawcą.
Umów się na rozmowę!
Potrzebujesz wsparcia w przeprowadzeniu tego procesu? Umów bezpłatną konsultację.