Kontrola projektu unijnego na miejscu – jak przebiega i jak się do niej przygotować?

Kto kontroluje i na jakiej podstawie?

Kontrolę przeprowadza instytucja odpowiedzialna za wdrażanie danego konkursu. Zależnie od programu może to być PARP lub NCBR (FENG), ARiMR, BGK lub właściwy urząd marszałkowski (programy regionalne). 

Warto wiedzieć, że przyjeżdżający zespół to często zewnętrzni audytorzy, a nie tylko  etatowi pracownicy instytucji. W takim przypadku wszelkie wyjaśnienia i dokumenty przekazuje się bezpośrednio zespołowi kontrolującemu.

Kiedy kontrola może się pojawić?

Kontrola projektu unijnego może pojawić się na każdym etapie jego realizacji: w trakcie prowadzenia projektu, przy rozliczeniu końcowym, a także po jego zakończeniu – w okresie trwałości. Ten ostatni etap jest często pomijany przez beneficjentów, którzy zakładają, że z wypłatą końcowej płatności obowiązki wobec instytucji się kończą.

Tymczasem w okresie trwałości instytucja może sprawdzić, czy efekty projektu zostały utrzymane zgodnie z założeniami. W praktyce oznacza to m.in. weryfikację, czy zakupiony sprzęt lub infrastruktura są nadal wykorzystywane, czy utworzone miejsca pracy funkcjonują, a działalność firmy nadal odpowiada warunkom, na jakich przyznano dofinansowanie. Długość tego okresu zależy od rodzaju projektu i programu – zawsze warto sprawdzić konkretne zapisy umowy.

Poza kontrolami planowymi instytucja może przeprowadzić kontrolę doraźną, kiedy pojawi się sygnał o możliwych nieprawidłowościach – na przykład na skutek zewnętrznego zgłoszenia.

Co weryfikuje zespół kontrolujący?

Instytucja przesyła zakres kontroli na piśmie razem z zawiadomieniem. Zwykle obejmuje:

• Dokumentację finansową – faktury, umowy z dostawcami, protokoły odbioru, ewidencję środków trwałych i politykę rachunkowości. Zespół kontrolujący weryfikuje, czy każdy wydatek jest prawidłowo udokumentowany, poniesiony w terminie i zgodny z zaakceptowanym budżetem projektu.
• Dokumentację zamówień – czy firma realizowała zakupy i usługi zgodnie z zasadą konkurencyjności lub przepisami prawa zamówień publicznych, w zależności od tego, co wynika z umowy o dofinansowanie. 
• Postęp rzeczowy – sprawdzenie miejsca realizacji projektu i zakupionych lub wytworzonych elementów. Jeśli projekt zakładał zakup linii produkcyjnej, kontrolerzy chcą ją zobaczyć. Jeśli zakładał stworzenie prototypu, to dokumentację techniczną i dowód jego istnienia.
• Działania promocyjne i informacyjne – czy materiały oznakowane są zgodnie z wymogami, czy firma komunikuje współfinansowanie ze środków UE w wymaganych miejscach.
• Zgodność z warunkami umowy – prawo do nieruchomości, w której realizowany jest projekt, przestrzeganie zasad równości szans i ochrony środowiska, kwalifikowalność kosztów, poprawność prowadzonej ewidencji.

Jak przebiega kontrola w praktyce?

Kontrola może mieć formę wizyty na miejscu lub zdalną.

Wizyta stacjonarna zaczyna się od spotkania otwierającego, na którym kontrolerzy przedstawiają zakres i cel wizyty. Potem weryfikują dokumenty, rozmawiają z pracownikami zaangażowanymi w projekt i sprawdzają zakupiony sprzęt lub infrastrukturę. Czas trwania zależy od instytucji i skali projektu, zwykle od kilku godzin do kilku dni.

Po wizycie zespół kontrolujący sporządza protokół pokontrolny. Jeśli stwierdzono nieprawidłowości, zawiera on zalecenia z terminem realizacji. Firma ma prawo wnieść zastrzeżenia przed jego ostatecznym zatwierdzeniem.

Praktyczna wskazówka: warto wyznaczyć jedną osobę do kontaktu z kontrolerami, kogoś kto zna projekt od strony merytorycznej i finansowej. 

Najczęstsze problemy w trakcie kontroli

Większość problemów nie wynika z nieuczciwości firmy, a z drobnych niedopatrzeń, które łatwo przewidzieć.

Najczęściej powtarzają się trzy rzeczy:

• Brak osobnej ewidencji księgowej dla projektu – po podpisaniu umowy o dofinansowanie firma jest zobowiązana do jej wyodrębnienia od pierwszego dnia realizacji.
• Zmiany, które nie zostały zgłoszone – inny dostawca, inny zakres prac, przesunięty harmonogram, nawet drobny, bez zgody instytucji to już odchylenie wymagające wyjaśnienia. 
• Kwestie trwałości – sprzedany sprzęt albo zwolnieni pracownicy z projektu w okresie trwałości mogą skończyć się żądaniem zwrotu dofinansowania.

Jak się przygotować?

Na etapie planowania lub wczesnej realizacji najlepiej od razu ustalić wewnętrzne procedury: kto archiwizuje dokumenty, kto prowadzi ewidencję, kto autoryzuje wydatki.

Jeśli projekt jest już w toku, warto regularnie przeglądać dokumentację i na bieżąco weryfikować, czy wszystkie zmiany zostały prawidłowo zgłoszone do instytucji.

A jeśli zawiadomienie o kontroli już przyszło, czas na skompletowanie dokumentacji, sprawdzenie zgodności wniosków o płatność ze źródłami i przygotowanie listy osób do rozmowy z zespołem kontrolującym.

Kontrola na miejscu jest przewidziana w każdym projekcie unijnym i nie musi oznaczać problemów. Firmy z uporządkowaną dokumentacją i wsparciem doradczym przy rozliczaniu przechodzą przez nią sprawnie.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące przygotowania do kontroli, zapraszamy do kontaktu.